Для чего нужен архив в организации

В процессе своей деятельности любая организация создает большое количество документов, обязательных для хранения на протяжении некоторого, а иногда достаточно продолжительного времени. Даже небольшая организация имеет свою историю, которая отражается в приказах, отчетах, аналитических справках и других документах по основной деятельности, а документы по личному составу содержат сведения о стаже и о заработной плате, необходимые людям, работавшим в этой организации. И возникает вопрос: где и как хранить документы, которые образуются в процессе ее деятельности. 

Хранение документов – одна из функций любого юридического лица, будь оно государственной организацией или частной фирмой. 

 

Каждая организация должна позаботиться о сохранности документов на протяжении всего срока их хранения. Самым надежным способом является организация архива. 

Архив — это учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

К сожалению, не все руководители правильно понимают роль и значение архивов, у многих слаживается упрощенное представление об архиве, как о складе старых и ненужных бумаг, которые можно сложить в пыльную кладовку. Архив и склад – это не одно и то же. Поместить документы в архив на хранение необходимо так, чтобы потом их легко можно было найти. Условия хранения должны обеспечивать сохранность документов в течение длительного времени. Главные цели создания архива организации: сохранность документации; удобство работы и доступа к документам; уменьшение площадей для хранения документов.

Правила ведения архива во многом зависит от его размера. Архив может быть самостоятельным подразделением в составе организации, или частью службы документационного обеспечения управления организации. Если же возможности создания полноценного архива отсутствуют, то назначается ответственное лицо за хранение архивных документов, при этом архивные документы могут храниться в специальных шкафах, сейфах, доступ к которым должен быть ограничен.

Руководители в свою очередь несут ответственность за сохранность документов. Согласно статье 13.22 Кодекса Луганской Народной Республики об административных правонарушениях за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов установлена административная ответственность в виде предупреждения или наложения штрафа на граждан в размере от ста до трехсот российских рублей; на должностных лиц – от пятисот до одной тысячи российских рублей.

Таким образом, без архива не обойтись ни одной организации.