Обязанности руководителей по обеспечению сохранности архивных документов

В процессе деятельности государственных органов, на предприятиях, в учреждениях и организациях создается множество документов, обязательных для хранения на протяжении некоторого, а иногда достаточно продолжительного времени. 

В связи с проведением Украиной антитеррористической операции с  2014 года фактически прекратили свою деятельность на территории Луганской Народной Республики органы власти, органы местного самоуправления, часть предприятий, учреждений, организаций Украины. Созданные и зарегистрированные в Республике государственные органы, предприятия, хотя и выполняют аналогичные функции, не являются их правопреемниками. Однако, на хранении во вновь созданных организациях от их «предшественников» остался массив документов, часть из которых представляет культурную и историческую ценность и подлежит включению в состав Архивного фонда Луганской Народной Республики, а часть затрагивает интересы граждан в части реализации социальных прав. С целью разрешения вопроса об использовании указанных документов в правовом поле постановлением Совета Министров Луганской Народной Республики был утвержден Порядок формирования Архивного фонда Луганской Народной Республики, выявления, приема на государственное хранение архивных документов и организации их использования. 

Порядком предусмотрено такое понятие, как распорядители документов.  Распорядителями документов государственных органов Украины, органов местного самоуправления предприятий, организаций, учреждений ранее функционировавших на территории Луганской области (Субъекты) являются государственные органы, органы местного самоуправления,  предприятия, организации, учреждения Луганской Народной Республики   (Распорядители) с аналогичными функциями, имеющие право выдачи справок социально – правового характера, копий, выписок   из документов вышеуказанных юридических лиц.  

В соответствии с Порядком Распорядители обязаны передать документы Архивного Фонда Субъектов на хранение в Государственную архивную службу Луганской Народной Республики, архивные отделы и сектора администраций городов Луганской Народной Республики; хранить документы длительного хранения (по личному составу) Субъектов в архиве государственного органа, органа местного самоуправления, предприятия, учреждения, организации Луганской Народной Республики.

Руководители государственного органа, учреждения, организации Луганской Народной Республики обязаны обеспечить сохранность, не допустить порчи, утери и самовольного уничтожения документов Архивного Фонда, документов по личному составу, документов длительного и временного хранения органов местного самоуправления, предприятий, учреждений, организаций, ранее функционировавших на территории Луганской Народной Республики, помнить об административной ответственности за совершение акта противоправного характера в отношении сохранности документов.