Вернуться на главную

Полезная информация по работе с архивными документами

Памятка-рекомендация архивного сектора по оформлению и предоставлению сопроводительных документов к справочному аппарату и нормативным документам, поступающим на рассмотрение Экспертной комиссии архивного сектора Администрации Перевальского района Луганской Народной Республики

Данная памятка подготовлена с целью оказания методической помощи государственным органам, органам местного самоуправления, предприятиям, учреждениям, организациям Перевальского района Луганской Народной Республики в правильном оформлении и предоставлении сопроводительных документов к справочному аппарату и нормативным документам, поступающим на рассмотрение Экспертной комиссии (ЭК) архивного сектора Администрации Перевальского района Луганской Народной Республики.

ЭК архивного сектора Администрации Перевальского района ЛНР организует свою работу согласно годовому плану работы. Документы, которые предоставляются на рассмотрение ЭК, направляются в архивный сектор Администрации Перевальского района ЛНР с сопроводительным письмом руководителя юридического лица. В сопроводительном письме указывается информация о виде документа (опись дел, номенклатура дел, инструкция по делопроизводству, положение о ЦЭК (ЭК), положение об архиве, положение о службе делопроизводства, акт о выделении к уничтожению документов, не внесенных в Архивный фонд и т. д.), направляемого на рассмотрение ЭК архивного сектора Администрации Перевальского района ЛНР; информация об одобрении документа ЦЭК (ЭК) юридического лица с указанием даты и номера протокола (приложение № 1).

При предоставлении на рассмотрение ЭК архивного сектора Администрации Перевальского района ЛНР описей дел необходимо прилагать копию листа с итоговой записью и грифом одобренных ЭК архивного сектора Администрации Перевальского района (одобренных/согласованных ЭПК Госархива ЛНР) описей дел за предыдущий период.

При предоставлении на рассмотрение ЭК архивного сектора Администрации Перевальского района ЛНР акта о выделении к уничтожению документов, не внесенных в Архивный фонд, с внесением в него первичной финансовой и бухгалтерской документации, к нему прилагается справка о проведении проверки государственными налоговыми органами Луганской Народной Республики по вопросам соблюдения налогового законодательства, а для государственных органов, государственных фондов, бюджетных организаций, субъектов хозяйствования государственного сектора экономики, предприятий и организаций, которые получали средства из бюджетов всех уровней и государственных фондов или использовали государственное или муниципальное имущество, – ревизии, проведенной органами финансово-бюджетного надзора Луганской Народной Республики по совокупным показателям финансово-хозяйственной деятельности. Справка подписывается руководителем юридического лица и бухгалтером, заверяется гербовой печатью (приложение № 2).

Сводные описи дел и акт о выделении к уничтожению документов, не внесенных в Архивный фонд, предоставляются на рассмотрение ЭК архивного сектора Администрации Перевальского района ЛНР единым пакетом.

Как исключение, ЭК может принять на рассмотрение документы неполным комплектом, например, только акт о выделении к уничтожению документов, не внесенных в Архивный фонд, в случае, если описи были одобрены и согласованы ранее, или описи дел без акта о выделении к уничтожению документов, не внесенных в Архивный фонд. При этом в сопроводительном письме даются соответствующие объяснения. К описям дел обязательно прилагаются историческая справка (дополнение к исторической справке) и предисловия к описям дел постоянного хранения и по личному составу. В случае предоставления на рассмотрение ЭК архивного сектора Администрации Перевальского района ЛНР акта о недостаче дел (документов), внесенных в номенклатуру, необходимо также предоставить копии приказа о создании комиссии по служебному расследованию, справку о причинах отсутствия документов или дел, подписанную членами комиссии и руководителем соответствующего структурного подразделения, а также приказа о привлечении к ответственности лиц, виновных в утере документов или дел (в случае установления виновных лиц). Документы, предоставленные на рассмотрение ЭК архивного сектора Администрации Перевальского района ЛНР, должны быть оформлены в соответствии с требованиями Инструкции и Правил.

К документам, которые направляются на рассмотрение ЭК архивного сектора Администрации Перевальского района ЛНР юридическим лицом, прилагается копия утвержденного руководителем соответствующей организации протокола заседания ЦЭК (ЭК).

Протоколы заседаний ЦЭК (ЭК) юридических лиц необходимо составлять в соответствии с установленными требованиями. Содержание протокола ЦЭК (ЭК) должно быть полным, то есть отражать процесс обсуждения, высказанные мнения, замечания, предложения и т.д. (приложения № 3).

Документы на рассмотрение ЭК архивного сектора Администрации Перевальского района ЛНР предоставляются непосредственно юридическими лицами, находящимися в зоне комплектования архивного сектора Администрации Перевальского района ЛНР.

Секретарь ЭК проверяет наличие всех документов и их комплектность, правильность оформления. В случае недостачи необходимого количества экземпляров документов и ненадлежащим образом оформленных сопроводительных документов, секретарь в течение трех дней информирует об этом юридическое лицо, которое направило документы на рассмотрение ЭК архивного сектора Администрации Перевальского района ЛНР. Если в течение 10 дней юридическое лицо не предоставляет в архивный сектора Администрации Перевальского района ЛНР необходимые и правильно оформленные документы, секретарь ЭК направляет письмо с отказом в рассмотрении справочного аппарата либо нормативных документов на заседании ЭК за подписью председателя ЭК.

В случае необходимости доработки, направленных на рассмотрение ЭК документов, юридическому лицу вместе с экземплярами документов предоставляется ксерокопия заключения эксперта. После устранения замечаний документы повторно предоставляются на рассмотрение ЦЭК (ЭК) юридического лица, после чего направляются на рассмотрение ЭК архивного сектора Администрации Перевальского района ЛНР.

При повторном направлении документов на рассмотрение ЭК архивного сектора Администрации Перевальского района ЛНР обязательным является предоставление ранее правленого экспертом ЭК экземпляра документа.

Приложение № 1

к Методическим рекомендациям

ОБРАЗЕЦ

СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА

Бланк организации

Главе Администрации

Перевальского района

Луганской Народной Республики

(фамилия и.о.)

__________________________ направляет на одобрение ЭК архивного сектора АПР ЛНР

(название организации)

следующие документы:

- сводную номенклатуру дел на 2019 год, на ____ л. в 4 экз.;

- инструкцию по делопроизводству, на ____ л. в 2 экз.;

- положение об архиве, на ____ л. в 2 экз.;

- положение о ЦЭК (ЭК), на ____ л. в 2 экз.;

- опись № 1 (продолжение) дел постоянного хранения за ______ гг., в количестве ____ дел, на ____ л. в 4 экз.;

- опись № 1 (продолжение) дел по личному составу за ________ гг., в количестве ____ дел, на ____ л. в 3 экз.;

- акт № ___ от _______ о выделении к уничтожению документов, не внесенных в Архивный фонд за ________ гг., в количестве ______ дел (____ поз.), на ____ л. в 2 экз.

Вышеуказанные документы одобрены ЦЭК/ЭК _____________________________________

(название организации)

(протокол от _________ № ____).

Наименование должности

руководителя юридического лица _________ расшифровка подписи

(подпись)

ФИО исполнителя, контактный телефон

Приложение № 2

к Методическим рекомендациям

ОБРАЗЕЦ

СПРАВКИ О ПРОВЕДЕНИИ ПРОВЕРКИ ПО СОВОКУПНЫМ ПОКАЗАТЕЛЯМ ФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ

Бланк организации

СПРАВКА

Сообщаем, что проверка финансово-хозяйственной деятельности по вопросам соблюдения налогового законодательства в __________________________________________________________

( название организации)

проведена ___________________________________________________________________________

( название государственного налогового органа)

за период __________ годы, акт от _________ № ____.*

Споров, возбуждения уголовных дел, открытия судами производств по делам не проводилось.

Документы за период __________ годы не содержат информации о финансовых операциях, подлежащих финансовому мониторингу.

Наименование должности

руководителя юридического лица ________ ________________

(подпись) (инициалы, фамилия)

М.П.

Главный бухгалтер _________ ________________

(подпись) (инициалы, фамилия)

ФИО исполнителя, контактный телефон

*Для государственных органов, государственных фондов, бюджетных организаций, субъектов хозяйствования государственного сектора экономики, предприятий и организаций, которые получали средства из бюджетов всех уровней и государственных фондов или использовали государственное или муниципальное имущество – ревизия (указать название органа финансово-бюджетного надзора Луганской Народной Республики) по совокупным показателям финансово-хозяйственной деятельности за период __________ годы, акт от _________ № ____.

Приложение № 3

к Методическим рекомендациям

ОБРАЗЕЦ

ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛА ЗАСЕДАНИЯ

ЦЕНТРАЛЬНОЙ ЭКСПЕРТНОЙ (ЭКСПЕРТНОЙ) КОМИССИИ

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя юридического лица

_______ ______________

(подпись) (расшифровка подписи)

«___» _______________ 20__ г.

ПОЛНОЕ НАИМЕНОВАНИЕ ЮРИДИЧЕСКОГО ЛИЦА

(СОКРАЩЕННОЕ НАИМЕНОВАНИЕ)

ПРОТОКОЛ

заседания центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии)

«___»_______20__ г. № ___

г. ______________

Председательствующий – Фамилия И.О.

Секретарь – Фамилия И.О.

Присутствовали: ____ человек (список прилагается)

Повестка дня:

1. О рассмотрении Положения о центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии).

2. О рассмотрении Положения об архиве.

3. О рассмотрении инструкции по делопроизводству.

4. О рассмотрении сводной номенклатуры дел на _____ год (___ поз.).

5. О рассмотрении описи № 1 (продолжение) дел постоянного хранения за ______ годы. (данный пункт касается организаций, в деятельности которых образуются документы Архивного фонда).

6. О рассмотрении описи № 1 дел длительного (свыше 10 лет) хранения за _______ годы.

7. О рассмотрении описи № 1-Л (продолжение) дел по личному составу за _______ годы.

8. О рассмотрении акта № ___ от ________ о выделении к уничтожению документов, не внесенных в Архивный фонд за __________ годы.

1. СЛУШАЛИ:

Фамилия И.О. – о рассмотрении Положения о центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) комиссии (наименование организации).

ВЫСТУПИЛИ:

Фамилия И.О. – Положение о центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) (наименование организации) разработано на основании Типового положения о центральной экспертной комиссии государственного органа, органа местного самоуправления; территориального органа государственного органа, другого учреждения, организации, предприятия, которые формируют Архивный фонд Луганской Народной Республики и имеют в сфере своего управления юридические лица, утвержденного постановлением Совета Министров Луганской Народной Республики от 02.08.2016 № 388 (Типового положения об экспертной комиссии территориального органа государственного органа, государственного и муниципального учреждения, организации, предприятия, не имеющих юридических лиц в сфере своего управления, утвержденного постановлением Совета Министров Луганской Народной Республики от 02.08.2016 № 389). Данное Положение предлагаю одобрить.

РЕШИЛИ:

Положение о центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) (наименование организации) одобрить и направить на рассмотрение ЭПК Госархива ЛНР (ЭК архивного учреждения).

2. СЛУШАЛИ:

Фамилия И.О. – о рассмотрении Положения об архиве (название организации).

ВЫСТУПИЛИ:

Фамилия И.О. – Положение об архиве разработано на основании Типового положения об архиве государственного органа, органа местного самоуправления, государственного и муниципального предприятия, учреждения и организации, утвержденного постановлением Совета Министров Луганской Народной Республики от 07.06.2016 № 295. Данное Положение предлагаю одобрить.

РЕШИЛИ:

Положение об архиве (наименование организации) одобрить и направить на рассмотрение ЭПК Госархива ЛНР (ЭК архивного учреждения).

3. СЛУШАЛИ:

Фамилия И.О. – о рассмотрении инструкции по делопроизводству (наименование организации).

ВЫСТУПИЛИ:

Фамилия И.О. – Инструкция по делопроизводству разработана на основании Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Луганской Народной Республики, утвержденной постановлением Совета Министров Луганской Народной Республики от 18.10.2016 № 562, и Правил организации делопроизводства, комплектования, хранения, учета и использования документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях, организациях, утвержденных постановлением Совета Министров Луганской Народной Республики от 21.03.2017 № 109/17. Данную инструкцию предлагаю одобрить.

РЕШИЛИ:

Инструкцию по делопроизводству (наименование организации) одобрить и направить на рассмотрение ЭПК Госархива ЛНР (ЭК архивного учреждения).

4. СЛУШАЛИ:

Фамилия И.О. – о рассмотрении сводной номенклатуры дел (наименование организации) на ____ год на ____ статей, из них с постоянным сроком хранения _____ статей.

ВЫСТУПИЛИ:

Фамилия И.О. – номенклатура дел составлена по структурному (функциональному) принципу, то есть разделами данной номенклатуры являются названия структурных подразделений (направления деятельности). Сроки хранения документов установлены в соответствии с Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов (ведомственными перечнями – при наличии).

Некоторые документы, внесенные в номенклатуру дел, отсутствуют в Перечне типовых документов, ведомственный перечень не разработан. В связи с этим предлагаю определить сроки хранения следующих документов:

Индекс дела

Заголовок дела (тома, части) Срок хранения дела (тома, части)

РЕШИЛИ:

Сроки хранения документов, не внесенных в Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов (ведомственные перечни), одобрить.

Сводную номенклатуру дел (наименование организации) на ____ год одобрить и направить на рассмотрение ЭПК Госархива ЛНР (ЭК архивного учреждения).

Председатель _________ ________________

(подпись) (инициалы, фамилия)

Секретарь _________ ________________

(подпись) (инициалы, фамилия)