Методические рекомендации по исполнению архивным отделом запросов граждан социально-правового характера

Одной из основных задач каждого архива является организация использования документов, находящихся на хранении. Как правило, в архивный отдел Администрации Перевальского муниципального округа Луганской Народной Республики поступают запросы социально-правового характера, а именно: обращения связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, или получение каких либо льгот и компенсаций в соответствии с действующим законодательством. Чаще всего поступают запросы о предоставлении архивных справок о размере заработной платы и подтверждении трудового стажа, необходимые для начисления и перерасчета пенсий.

Архивный отдел рассматривает и исполняет запросы заявителей, поступившие в письменной форме при личном обращении и присланные по почте.

 Запрос должен содержать следующую информацию:

- наименование государственного органа, органа местного самоуправления, предприятия, учреждения, организации, в которую направляется запрос;

- наименование юридического лица – автора запроса (на бланке организации);

- для граждан – фамилия, имя, отчество (последнее – при наличии);

- почтовый адрес, по которому должен быть дан ответ, номер контактного телефона;

- тему (вопрос) запроса с обязательным указанием хронологических рамок запрашиваемой информации;

- личную подпись заявителя или должностного лица (для юридических лиц – с печатью);

- дату.

К заявлению прилагаются копии документов, необходимые для исполнения запроса:

- о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы;

- копия трудовой книжки (первой страницы и соответствующих страниц, содержащих записи о запрашиваемом периоде работы);

-копия паспорта заявителя;

- при смене фамилии заявителя или лица, в отношении которого подается запрос-копия подтверждающего документа;

- копия доверенности, если заявитель действует в интересах другого лица;

- при необходимости  - копия документа, подтверждающая родство с лицом, в отношении которого подается запрос.

Исполнение запросов юридических и физических лиц осуществляется в сроки, установленные законодательством Луганской Народной Республики.

По результатам рассмотрения запроса оформляется архивная справка, архивная выписка или архивная копия, заверенная в установленном порядке.

При отсутствии на хранении документов, необходимых для исполнения запроса, заявителю дается ответ в письменной форме с разъяснением причин отказа и рекомендациями о дальнейших путях поиска необходимой информации.

Обращаем Ваше внимание, что в архивном отделе  хранятся документы по личному составу ликвидированных предприятий, учреждений и организаций, ранее находившихся на территории Перевальского муниципального округа и передавших свои документы на хранение. А также документы постоянного хранения (решения, распоряжения, протоколы) сельских, поселковых и городского советов, действовавших на территории Перевальского района до 2014 года.