Архивный сектор Администрации Перевальского района информирует

Документы, которые предоставляются на рассмотрение ЭК, направляются на имя Главы Администрации Перевальского района. В сопроводительном письме указывается информация о виде документа (опись дел, номенклатура дел, инструкция по делопроизводству, положение о ЦЭК (ЭК), положение об архиве, положение о службе делопроизводства, акт о выделении к уничтожению документов, не внесенных в Архивный фонд и т. д.), направляемого на рассмотрение ЭК архивного сектора; информация об одобрении документа ЦЭК (ЭК) юридического лица с указанием даты и номера протокола.

При предоставлении на рассмотрение ЭК архивного сектора Администрации Перевальского района ЛНР описей дел необходимо прилагать копию листа с итоговой записью и грифом одобренных ЭК архивного сектора Администрации Перевальского района (одобренных/согласованных ЭПК Госархива ЛНР) описей дел за предыдущий период.

При предоставлении на рассмотрение ЭК архивного сектора Администрации Перевальского района ЛНР акта о выделении к уничтожению документов, не внесенных в Архивный фонд, с внесением в него первичной финансовой и бухгалтерской документации, к нему прилагается справка о проведении проверки государственными налоговыми органами Луганской Народной Республики по вопросам соблюдения налогового законодательства, а для государственных органов, государственных фондов, бюджетных организаций, субъектов хозяйствования государственного сектора экономики, предприятий и организаций, которые получали средства из бюджетов всех уровней и государственных фондов или использовали государственное или муниципальное имущество, – ревизии, проведенной органами финансово-бюджетного надзора Луганской Народной Республики по совокупным показателям финансово-хозяйственной деятельности. Справка подписывается руководителем юридического лица и бухгалтером, заверяется гербовой печатью.

Сводные описи дел и акт о выделении к уничтожению документов, не внесенных в Архивный фонд, предоставляются на рассмотрение ЭК архивного сектора Администрации Перевальского района ЛНР единым пакетом.

Как исключение, ЭК может принять на рассмотрение документы неполным комплектом, например, только акт о выделении к уничтожению документов, не внесенных в Архивный фонд, в случае, если описи были одобрены и согласованы ранее, или описи дел без акта о выделении к уничтожению документов, не внесенных в Архивный фонд. При этом в сопроводительном письме даются соответствующие объяснения.м К описям дел обязательно прилагаются историческая справка (дополнение к исторической справке) и предисловия к описям дел постоянного хранения и по личному составу. В случае предоставления на рассмотрение ЭК архивного сектора Администрации Перевальского района ЛНР акта о недостаче дел (документов), внесенных в номенклатуру, необходимо также предоставить копии приказа о создании комиссии по служебному расследованию, справку о причинах отсутствия документов или дел, подписанную членами комиссии и руководителем соответствующего структурного подразделения, а также приказа о привлечении к ответственности лиц, виновных в утере документов или дел (в случае установления виновных лиц). Документы, предоставленные на рассмотрение ЭК архивного сектора Администрации Перевальского района ЛНР, должны быть оформлены в соответствии с требованиями Инструкции и Правил.

К документам, которые направляются на рассмотрение ЭК сектора Администрации Перевальского района ЛНР юридическим лицом, прилагается копия утвержденного руководителем соответствующей организации протокола заседания ЦЭК (ЭК).

Протоколы заседаний ЦЭК (ЭК) юридических лиц необходимо составлять в соответствии с установленными требованиями. Содержание протокола ЦЭК (ЭК) должно быть полным, то есть отражать процесс обсуждения, высказанные мнения, замечания, предложения и т.д. 

Документы на рассмотрение ЭК архивного сектора Администрации Перевальского района ЛНР предоставляются непосредственно юридическими лицами, находящимися в зоне комплектования архивного сектора Администрации Перевальского района ЛНР.

Секретарь ЭК проверяет наличие всех документов и их комплектность, правильность оформления. В случае недостачи необходимого количества экземпляров документов и ненадлежащим образом оформленных сопроводительных документов, секретарь в течение трех дней информирует об этом юридическое лицо, которое направило документы на рассмотрение ЭК архивного сектора Администрации Перевальского района ЛНР. Если в течение 10 дней юридическое лицо не предоставляет в архивный сектор Администрации Перевальского района ЛНР необходимые и правильно оформленные документы, секретарь ЭК направляет письмо с отказом в рассмотрении справочного аппарата либо нормативных документов на заседании ЭК за подписью председателя ЭК.

В случае необходимости доработки, направленных на рассмотрение ЭК документов, юридическому лицу вместе с экземплярами документов предоставляется ксерокопия заключения эксперта. После устранения замечаний документы повторно предоставляются на рассмотрение ЦЭК (ЭК) юридического лица, после чего направляются на рассмотрение ЭК архивного сектора Администрации Перевальского района ЛНР. 

При повторном направлении документов на рассмотрение ЭК архивного сектора обязательным является предоставление ранее правленого экспертом ЭК экземпляра документа.