В Администрации Перевальского района состоялся брифинг начальника управления делопроизводства и архивного дела Марины Баглай

В Администрации Перевальского района 5 августа состоялся брифинг начальника управления делопроизводства и архивного дела АПР Марины Баглай, которая рассказала о необходимости создания в каждой организации обязательного информационного справочника-номенклатуры дел, согласно Правил организации делопроизводства, комплектования, хранения, учета и использования документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях, организациях, утвержденного постановлением Совета Министров Луганской Народной Республики от 21.03.2017 № 109/17.

По словам Марины Александровны, номенклатура – документ масштабный и требующий к себе особого внимания. При работе с ней возникает множество вопросов. Номенклатура дел – это систематизированный перечень документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, а по истечении календарного года – с указанием их количества. Номенклатура дел является обязательным документом для государственных органов, предприятий, организаций, учреждений. 

Любая организация рано или поздно приходит к необходимости ее создать: когда нужно избавиться от скопившихся за годы работы документов, установить сроки их хранения (иначе как понять, что можно уничтожать, а что нет?). А перечень дел и документов организации с указанием сроков хранения – это и есть номенклатура дел. При работе над номенклатурой дел следует руководствоваться двумя документами:

• Правила организации делопроизводства, комплектования, хранения, учета и использования документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях, организациях (утверждены постановлением Совета Министров Луганской Народной Республики от 21.03.2017 № 109/17);

• Перечень типовых документов, которые создаются в период деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов (утвержден приказом Министерства юстиции Украины от 12.04.2012 № 578/5).

Когда номенклатура дел составляется впервые, заниматься этим чаще всего приходится секретарю или отделу делопроизводства. 

На этом этапе задача составителя номенклатуры дел заключается в том, чтобы собрать информацию о делах и документах, которые образуются в деятельности каждого структурного подразделения.

В конце года (не позднее 1 декабря текущего года) служба делопроизводства разрабатывает номенклатуру дел (или актуализирует существующую) на следующий год. Для этого необходимо систематизировать все документы организации, сформулировать заголовки дел и определить им сроки хранения, подготовить проект номенклатуры дел, подписать, согласовать и утвердить его, что нужно будет сделать по окончании делопроизводственного года.

Номенклатура дел организации подлежит согласованию с ЭПК Госархива Луганской Народной Республики (одобрению ЭК соответствующего архивного учреждения) один раз в 5 лет или безотлагательно (в случае существенных изменений в структуре или функциях).

В четвертом квартале каждого календарного года служба делопроизводства приступает к реализации одного из своих важнейших плановых мероприятий - к разработке или пересмотру и подготовке к переутверждению номенклатуры дел организации на следующий календарный год. Если организационная структура, деятельность и функции относительно стабильны, то в последнем квартале текущего года номенклатура дел организации только уточняется, переоформляется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

По номенклатуре дел (как учетному документу) могут быть сданы в архив организации дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения. На основании номенклатуры дел составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, опись дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Ответственность за разработку индивидуальной номенклатуры дел конкретной организации возлагается на службу делопроизводства. Архив организации или лицо, ответственное за архив, оказывает методическую и практическую помощь в разработке номенклатуры дел, согласовывает ее.

При архивном секторе Администрации Перевальского района Луганской Народной Республики функционирует экспертная комиссия на которой принимаются решения об одобрении номенклатур, описей дел, инструкций по делопроизводству и др.

В завершение брифинга Марина Александровна порекомендовала всем, кто нуждается в разъяснении по вопросам, относящимся к компетенции архивного сектора обращаться в Администрацию Перевальского района по адресу: г. Перевальск, ул. Ленина, 38, кабинет № 15.